È davvero molto importante poter garantire in ambito aziendale la conservazione corretta dei documenti. Questo non soltanto perché ci sono dei documenti che sono fondamentali per lo svolgimento dell’attività in se stessa, ma anche per il fatto che i documenti contengono dei dati sensibili che fanno riferimento anche a delle persone, come per esempio i fornitori o i clienti, che devono essere protetti nella maniera adeguata. Oggi abbiamo tante possibilità di poter sfruttare la sicurezza che ci viene garantita per la conservazione dei documenti aziendali, soprattutto dai sistemi moderni che la tecnologia mette a nostra disposizione. Infatti esiste anche la possibilità di mettere a punto degli archivi utilizzando il cloud.

Cosa sono gli archivi in cloud

I servizi cloud sono molto pratici da utilizzare. Ad esempio una soluzione può essere rappresentata da Regystrum; software per la protocollazione, archiviazione e assegnazione di documenti.

Il cloud è uno spazio su internet che normalmente è di dimensioni piuttosto ampie e che permette di conservare i documenti in formato elettronico. Le aziende se ne servono sempre di più perché hanno scoperto che conservare in questo modo i documenti può essere davvero molto vantaggioso. Infatti si eliminano tutti i costi che riguardano la gestione dell’archivio cartaceo, che necessita anche di spazi sufficienti e che richiede una certa manodopera. Ci si affida sempre di più all’automazione e alla digitalizzazione delle risorse, in modo da poter ridurre le spese e avere la possibilità di investire in altri campi di riferimento.

Con gli archivi in cloud si ha la possibilità di disfarsi dei vecchi archivi cartacei che comportavano anche una minore sicurezza per quanto riguarda la conservazione e la protezione dei dati sensibili. Infatti gli spazi in cloud sono accessibili soltanto dal personale autorizzato attraverso un account specifico e questo garantisce anche una maggiore sicurezza per quanto riguarda la conservazione dei documenti aziendali, fondamentale per lo svolgimento di ogni attività.

I vantaggi dell’archivio cloud

Sono molti i vantaggi che possiamo attribuire al sistema di archiviazione dei documenti in cloud. Infatti è possibile anche garantire la sicurezza, come abbiamo già accennato, ma si ha un’ottimizzazione di tutti i processi di gestione aziendale. Il vantaggio principale consiste nel fatto che tutti questi documenti anche per la consultazione sono accessibili in qualsiasi momento facendo affidamento a qualunque tipo di dispositivo, che sia un PC fisso o che sia un dispositivo mobile come smartphone o tablet.

I documenti prima di essere archiviati vengono soggetti ad un processo di protocollazione, in modo tale da avere un identificativo unico e di essere ritrovati nel momento in cui si ha la necessità di consultarli.

Tutto il consueto processo di protocollazione e di conservazione che di solito viene messo a punto in maniera manuale può essere oggi fatto grazie agli strumenti della tecnologia in maniera più automatica, veloce e flessibile.

C’è una grande differenza fra l’archivio cartaceo e quello in cloud di tipo informatico. Infatti l’archivio cartaceo impiega molte risorse per la sua gestione, mentre quello in cloud garantisce la possibilità di avere uno spazio dedicato direttamente su internet in cui conservare e gestire in maniera molto più proficua i processi documentali. Tutto ciò va sicuramente a vantaggio dell’azienda, visto che questi flussi di documenti resi più ottimizzati hanno la possibilità di influire sulle varie fasi della produzione e anche su tutti i reparti che caratterizzano la composizione aziendale.

Tutto questo può assicurare delle potenzialità incredibili soprattutto se si riescono a sfruttare in maniera vantaggiosa le possibilità che la conservazione digitale dei documenti assicura nel potenziare le performance aziendali e i risultati. Un’azienda moderna, che vuole sfidare la concorrenza e che vuole porre le basi per un futuro sviluppo, deve necessariamente contare su queste risorse digitali che danno la possibilità di costruire qualcosa di veramente importante, che possa prepararsi a quel processo di trasformazione digitale ormai inevitabile a livello mondiale.