Buoni pasto: come funzionano e dove spenderli

Chiunque abbia ricevuto per la prima volta una card aziendale con sopra scritto "buoni pasto" si è trovato davanti a uno strumento che, nella sua apparente semplicità, nasconde una serie di regole, limiti e opportunità che vale la pena conoscere in dettaglio. Il meccanismo è consolidato nel panorama del welfare aziendale italiano da decenni, eppure la diffusione capillare degli strumenti digitali — e le successive revisioni normative — ha trasformato profondamente sia le modalità di utilizzo sia la platea di esercenti presso cui è possibile spenderli. Comprendere come funzionano i buoni pasto significa orientarsi in un sistema che coinvolge tre soggetti distinti: il datore di lavoro che li emette, il lavoratore che li riceve e l'esercente convenzionato che li accetta.

La ragione per cui le aziende ricorrono a questo strumento non è meramente assistenziale: i buoni pasto godono di un regime fiscale e contributivo favorevole, che li rende convenienti rispetto all'erogazione diretta di denaro in busta paga. Il valore del buono pasto esente da imposte e contributi è fissato per legge — con soglie distinte tra formato cartaceo ed elettronico — e questo crea un incentivo strutturale all'utilizzo. Per il lavoratore si tratta di un beneficio netto, poiché non concorre alla formazione del reddito imponibile entro i limiti previsti; per l'azienda rappresenta un costo deducibile. Il quadro normativo di riferimento è il D.P.R. 917/1986 (TUIR), integrato dal D.M. 7 giugno 2017 n. 122, che ha modernizzato le regole disciplinando in modo specifico i buoni pasto elettronici.

Nel 2026, la quasi totalità dei buoni pasto circolanti in Italia è in formato elettronico — card prepagate o app dedicate — con il formato cartaceo ridotto a una quota marginale, concentrata soprattutto in contesti lavorativi dove l'accesso ai dispositivi digitali è ancora limitato. Le principali società emettitrici operanti sul mercato italiano sono Edenred (con il brand Ticket Restaurant), Sodexo, Day Welfare, Up Day e Pellegrini, ciascuna con una propria rete di esercenti convenzionati e una piattaforma di gestione dedicata.

Struttura del sistema: emittenti, esercenti e circuiti di convenzionamento

Il funzionamento del sistema si basa su una catena contrattuale a tre livelli, in cui l'emittente agisce come intermediario tra l'azienda cliente e la rete degli esercenti: l'azienda acquista i buoni dall'emittente, che provvede a caricarli sulla card del lavoratore o a erogarli in forma fisica; il lavoratore li utilizza presso gli esercenti convenzionati; l'esercente, a sua volta, rimborsa il valore dei buoni incassati presentando rendiconto all'emittente, trattenendo una commissione che varia in base agli accordi commerciali. Questa struttura genera un ecosistema chiuso, in cui ogni transazione è tracciata e regolamentata, il che spiega perché i buoni pasto non siano liberamente trasferibili né convertibili in denaro contante — requisito esplicito della normativa vigente, che sanziona qualsiasi forma di monetizzazione diretta.

Gli esercenti convenzionati comprendono tipicamente ristoranti, bar, tavole calde, supermercati, gastronomie e — con le recenti estensioni normative — anche alcune piattaforme di food delivery e negozi di alimentari online. La convenzionatura non è automatica: l'esercente stipula un accordo specifico con uno o più emittenti, installa il terminale POS abilitato alla lettura della card o del QR code e si impegna ad accettare i buoni nei limiti di valore prestabiliti. Il reticolo di esercenti varia sensibilmente da emittente a emittente, motivo per cui molti lavoratori si trovano a dover verificare, prima di recarsi in un locale, se quel determinato punto vendita accetta la propria card.

Limiti di utilizzo giornalieri e cumulabilità dei buoni

Uno degli aspetti che genera più dubbi nella pratica quotidiana riguarda le regole sulla cumulabilità: il D.M. 122/2017 stabilisce che i buoni pasto elettronici possono essere cumulati fino a un massimo di 8 buoni per singola transazione, mentre i buoni cartacei sono cumulabili fino a un massimo di 8 tagliandi giornalieri, con limiti di accettazione che possono essere ulteriormente ridotti dagli accordi tra emittente ed esercente. Questa norma risponde all'esigenza di evitare che lo strumento venga utilizzato per acquisti di importo elevato estranei alla finalità originaria — la sostituzione del pasto durante l'orario di lavoro — ma nella pratica crea situazioni di frizione, specialmente nei supermercati convenzionati dove il lavoratore potrebbe voler concentrare l'utilizzo su un unico acquisto settimanale.

Il valore nominale del singolo buono varia in base alla contrattazione collettiva applicata e alle scelte del datore di lavoro, ma i tagli più comuni sul mercato oscillano tra i 6 e i 10 euro per il formato elettronico. La soglia di esenzione fiscale, rideterminata nel corso degli anni, si attesta nel 2026 a 8 euro per i buoni elettronici e a 4 euro per quelli cartacei: al di sopra di queste soglie, la parte eccedente viene assoggettata a tassazione ordinaria come reddito da lavoro dipendente. Questo differenziale ha di fatto accelerato l'abbandono del cartaceo da parte delle aziende, poiché il vantaggio fiscale del formato digitale è sensibilmente superiore.

Dove si possono spendere i buoni pasto nel 2026

La rete degli esercizi convenzionati si è espansa considerevolmente rispetto a quella degli anni precedenti, incorporando categorie merceologiche che in origine non erano contemplate dalla normativa: oltre alla ristorazione tradizionale e ai bar, oggi rientrano nel perimetro di utilizzo i supermercati e gli ipermercati delle principali catene distributrici — Esselunga, Conad, Coop, Carrefour, MD, Lidl (in alcune aree geografiche) — nonché negozi di prossimità, mercati rionali con POS abilitati e, in misura crescente, piattaforme di consegna a domicilio come Just Eat e Deliveroo, che hanno siglato accordi con diversi emittenti. La spesa deve tuttavia riguardare prodotti alimentari o pasti pronti: l'utilizzo per acquisti non alimentari — detergenti, prodotti per la casa, alcolici in quantità rilevante — è formalmente escluso, anche se il controllo nella pratica è affidato alla discrezionalità dell'esercente.

Un aspetto da non trascurare riguarda la distinzione tra rete fisica e canale digitale: le app degli emittenti consentono di geolocalizzare gli esercenti convenzionati nelle vicinanze, di verificare il saldo disponibile e, in alcuni casi, di generare codici QR temporanei per il pagamento senza card fisica. Questa funzionalità ha reso l'utilizzo dei buoni pasto molto più fluido rispetto al passato, quando la verifica della convenzionatura richiedeva di consultare elenchi cartacei o portali web poco aggiornati. Tuttavia, la frammentazione tra circuiti diversi — un lavoratore con card Edenred non può usarla presso un esercente convenzionato esclusivamente con Sodexo — rimane un limite strutturale del sistema, che non ha ancora trovato una soluzione di interoperabilità condivisa.

Scadenza, residuo e gestione del saldo

I buoni pasto hanno una scadenza, e questo è un dettaglio che molti lavoratori scoprono solo quando si trovano con un saldo azzerato d'ufficio: la normativa non fissa un termine unico, lasciando agli emittenti la facoltà di definire la scadenza all'interno dei contratti stipulati con le aziende clienti; nella prassi corrente, i buoni elettronici hanno una validità che varia dai 12 ai 24 mesi dalla data di caricamento sulla card. Alla scadenza, il saldo non utilizzato viene generalmente perduto, salvo che il contratto aziendale preveda procedure di rinnovo o di rimborso — ipotesi rara, ma non impossibile in contesti di welfare aziendale strutturato. Per questa ragione, verificare periodicamente il saldo attraverso l'app o il portale dell'emittente è una buona abitudine operativa, non una misura di cautela eccezionale.

Il saldo residuo può essere consultato in tempo reale tramite le piattaforme digitali degli emittenti; alcune card consentono anche pagamenti parziali con integrazione in contanti o con altri metodi di pagamento elettronico, una funzionalità utile quando il totale dello scontrino supera il valore dei buoni disponibili. Va ricordato che il resto in contanti non può essere erogato dall'esercente: se il buono ha un valore nominale di 8 euro e l'acquisto ammonta a 5 euro, la differenza di 3 euro non è rimborsabile in denaro — principio sancito esplicitamente dalla normativa e ribadito nei contratti di convenzionatura.

Aspetti fiscali per lavoratori e aziende

Sul versante fiscale, il trattamento dei buoni pasto segue logiche precise che è utile avere chiare, specialmente per chi gestisce la propria posizione contributiva in modo autonomo — lavoratori con partita IVA, dipendenti con più rapporti di lavoro simultanei, o collaboratori in regime di smart working per cui la deducibilità del pasto avviene in forma diversa. Per il lavoratore dipendente a tempo pieno, i buoni pasto non concorrono al reddito imponibile entro le soglie già citate (8 euro per l'elettronico, 4 euro per il cartaceo); l'eccedenza, se presente, si somma agli altri redditi da lavoro e viene tassata con l'aliquota marginale IRPEF applicabile. Per l'azienda, il costo sostenuto per l'acquisto dei buoni è integralmente deducibile ai fini IRES e IRAP, e i buoni non sono soggetti a contribuzione previdenziale entro i medesimi limiti di esenzione.

Una questione dibattuta riguarda i lavoratori in smart working: la normativa non prevede esplicitamente restrizioni legate al luogo di lavoro, pertanto i buoni pasto spettano anche ai dipendenti che operano da remoto, a condizione che il contratto collettivo o quello individuale lo preveda. Alcune aziende hanno tuttavia scelto di rivedere le proprie politiche di welfare in relazione al lavoro da casa, sostituendo i buoni con altri strumenti di welfare — rimborsi per utenze domestiche, voucher per abbonamenti digitali — in una logica di composizione del paniere di benefit più aderente alle esigenze reali del lavoratore ibrido.